會議預約系統軟件教你利用公司空間資源管理策略

　　隨著信息化時代的到來，許多各大中型政企單位紛紛使用會議預約系統軟件。傳統的會議預約流程依靠這人工管理，各樓層的會議室預定情況不能及時得知，如果沒有一套成熟的系統，會經常發生各種矛盾。會議預約系統可以有效提高空間資源的使用率，避免會議資源沖突，杜絕資源的浪費，同時打造更加智能化、信息化的辦公環境。

　　在實際工作中，經常會有預訂了8個小時，實際開會只有2個小時的情況，或者預訂了會議室又不到現場的情況，這些都需要會議預約系統軟件結合硬件的方式來解決。還有的企業有20個會議室可用，但如果發現在一周中每個會議室只占用一半的房間，您可能會意識到不需要那么多，從而將其改造成其他用途。

　　會議預約系統軟件是通過先進的網絡和管理技術，對會議室進行集中管理，具有會議室管理、預定管理、會議管理、用戶管理等功能。會議預約系統軟件可實現會議室無人值守管理，用戶通過pc后臺+微信小程序+會議門牌終端經行會議預約，多種方式以方便用戶進行會議室預訂。可隨時了解會議室當前狀態和預定使用情況，并預訂自己的會議，系統自動通知與會人員，并可通過與多媒體信息發布系統聯合使用，可在會議室門口設置顯示器，顯示會議進展信息、通知、公告等，提高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間。

　　會議預約系統軟件功能作用：

　　1.會議預約系統軟件一目了然地顯示，多會議室管理，用戶一眼就知道有可用的會議室。用戶可以直接從會議門牌一體機進行預訂，從而可以輕松地即時安排會議室，同時鼓勵自發協作。

　　2.會議可以提前結束，只需在會議門牌一體機上輕按一下，即可結束預訂，會議室可供其他需要的員工使用。當會議被取消時，它會同時自動刪除會議室。這意味著可以騰出房間供其他人預訂，從而提高利用率并減少浪費。

　　3.會議預約系統來找出還有哪些其他會議室可用，而無需從一個房間到另一個房間走來走去，然后在任何地方預訂一個可用空間。

　　4.會議預約系統軟件與網絡移動技術充分結合，只需要會議申請通過，就會自動提前向與會人員發送短信、郵件通知和提醒，以免造成缺席、遲到等現象,從而有效地提高會議的執行效率。

　　5.會議預約系統軟件可通過用二維碼、刷卡、指紋、人臉識別等方式進行會議簽到。如在系統設定的時間內，無人進行會議簽到，系統默認會議取消，自動釋放占用的會議室資源。

　　6.可按用戶需求單獨設定每間會議室的對應使用人群，對應審批方式和對應審批人員。

　　7.管理員有會議室統一調配權利，可根據實際需要進行緊急退訂調整。預訂人員也可在會議開始前一定時間段內靈活地根據實際情況變化進行會議取消和修改。

　　8.會議預約系統擁有強大的統計功能，可以分析企業會議室的預約情況、使用效率、召開次數、取消預訂數等數據進行統計，以便企業管理者進行決策日后發展。

　　會議預約系統軟件不僅僅節省了人力，同時還提高了會議效率，對于企業來說，時間就是金錢，生產效率提高了，那么就可以節省許多成本。廣州朗歌是一家十多年的會議預約系統廠家，擁有自主研發、制造、生產、銷售與售后的團隊，致力為各行業領域設計專屬的會議預約系統解決方案，歡迎咨詢。